AVG- protocol voor Repos et Beauté
- Inleiding:
De salon voor uiterlijke verzorging Repos et Beauté is een eenmansbedrijf gevestigd aan de Pieterstraat 4 te Melissant (Zuid-Holland). Deze salon is ingeschreven bij de KvK onder nummer : 55571778. De salon is aangesloten bij de branche organisatie van schoonheidsspecialisten, De Huidprofessional onder lidmaatschapsnummer 490. Er is sprake van een specialisatie voor acne. De acneklanten kunnen hierdoor hun rekeningen indienen bij hun zorgverzekering.
Ik , Joke van Heukelom, ben een allround gediplomeerde schoonheidsspecialisatie. Mijn diploma’s zijn door De Huidprofessional goedgekeurd.
De producten waarmee ik werk zijn veilig en Europees goedgekeurd.
- Klantgegevens:
Elke nieuwe klant krijgt na een eerste kennismakingsbehandeling de vraag of hij/zij een vaste klant wil worden in de salon. Indien dit de wens is van de klant, maken we een afspraak voor een intakegesprek.
2.1 Het intakegesprek:
Het intakegesprek vindt plaats op het moment met zowel de klant als ondergetekende is overeengekomen.
Tijdens het intakegesprek neem ik de volgende gegevens op in het daarvoor bestemde computerprogramma dat hoor bij de Skin-Analyzer, welke ik gebruik bij de intake. De gegevens die ik opsla zijn:
- Naam
- Adres
- Postcode + Woonplaats
- Telefoonnummer (mobiel en/of vast)
- E-mailadres
- Geboortedatum
Deze gegevens sla ik ook op in de digitale agenda die ik in mijn salon gebruik. Deze digitale agenda is beveiligd met een vaste gebruikersnaam en inlogcode. Het is dus voor anderen onmogelijk deze agenda te raadplegen en eventuele persoonlijke gegevens van iemand te gebruiken of te downloaden. De klant wordt hiervan tijdens de intake op de hoogte gebracht en moet zijn/ haar toestemming daarvoor verlenen, middels ondertekening van het AVG- protocol van de salon Repos et Beauté.
Verdere gegevens die ik opsla bestaan uit vragen omtrent hun dagelijks leefgewoonten, zoals roken/drinken/eten/ slapen. Dit heeft als doel vast te stellen of deze gewoonten van invloed kunnen zijn op de conditie van de huid. Het behandelplan zal dan ook zijn afgestemd op deze informatie. Hierover zal ik de klant uitleg geven tijdens de intake, ik zal duidelijk maken waarom ik die vragen stel. De klant geeft mij door middel van ondertekening van dit document toestemming om deze gegevens vast te leggen in zijn/haar digitale klantenkaart.
In het digitale document worden tevens eventuele medische gegevens opgeslagen. Deze gegevens gestaan uit:
- Medicatie gebruik. Dit heeft als doel dat ik in geval van een calamiteit een arts of hulpverlener goed kan informeren.
- Ziektebeelden van de patiënt. (doel: zie hierboven)
- Allergieën. Doel: zorgen dat ik producten gebruik die geen allergische reactie opleveren bij behandeling.
- Anticonecptie gebruik. Doel: bepaalde vormen van anticonceptie kunnen van invloed zijn op de huidconditie.
Ik heb de klant het doel uitgelegd van het vragen naar deze gegevens en waarom ik deze opsla. De klant geeft door ondertekening van dit document toestemming om deze gegevens op te slaan in zijn/haar digitale klantenkaart.
- De huidanalyse
Voor de het maken van een huidanalyse maak ik gebruik van de Skin-Analyzer. Dit apparaat maakt foto’s van de huid en analyseert op die manier de conditie van de huid. De gegevens die worden opgeslagen zijn:
- Hydratiegegevens
- Rimpels
- Poriën (vervuild / grootte van de porie)
- Afschilfering van de huid.
- Pigmentatie
- analyse stel ik een behandelplan op en geef ik een huidverzorgingsadvies voor thuis. Ik bespreek met de klant het behandelplan en het
De huidanalyse wordt gemiddeld 2x per jaar herhaald. Het programma slaat alle analyses op, hierdoor kan de huidconditie vergeleken worden met eerdere analyses. Ik , maar ook de klant, kan zo de ontwikkeling van de huidconditie volgen. Het maakt duidelijk of de behandelingen en thuisverzorging het beoogde doel bereikt hebben. De behandeling en het thuisverzorgingsadvies kan na vergelijk worden aangepast of voortgezet.
De klant geeft na uitleg toestemming, door middel van ondertekening van dit document, om deze gegevens vast te leggen in zijn/haar digitale klantenkaart.
- Afspraken voor behandelingen
Afspraken voor een behandeling worden gemaakt aan het einde van elke behandeling. Het advies naar de klant is elke 6 tot 8 weken voor een behandeling een afspraak te maken, dit om het beoogde resultaat, besproken tijdens de intake, te bereiken. In geval van acne kan de frequentie van de afspraken hoger liggen.
Indien een klant niet met vaste regelmaat afspraken wenst te maken, kan er te allen tijde telefonisch een afspraak gemaakt worden door de klant.
De afspraak wordt genoteerd in de digitale agenda, de klant krijgt daarvan direct een e-mailbevestiging. 24 uur voor de afspraak krijgt de klant middels een automatisch gegeneerd bericht een herinnering van de afspraak. Hij/ zij kan dit bericht bevestigen. De klant heeft middels ondertekening van dit document toestemming gegeven voor het gebruik van zijn/haar e-mailadres.
- De digitale agenda
In de digitale agenda worden de volgende gegevens bewaard:
- NAW-gegevens bestaande uit:
- Naam
- Adres
- Postcode + Woonplaats
- Telefoonnummer (mobiel en/of vast)
- E-mailadres
- Geboortedatum
- Verzekeringsnummer ( bij klanten met acne, zij kunnen desgewenst een declaratienota voor de verzekering ontvangen)
- Afspraken en eerder gemaakte afspraken
- Kassabonnen
Het doel is: contact kunnen onderhouden met de klant en een goede registratie van afspraken en de producten die de klant in de loop der tijd heeft gebruikt.
De klant heeft middels ondertekening van dit document toestemming gegeven voor het opslaan van bovenstaande gegevens.
- De website
De website: www.reposetbeaute.nl. is een openbare website. Iedereen kan daar informatie opzoeken. De informatie bevat geen persoonlijke gegevens van klanten. Het digitale contactformulier is voorzien van een privacy waarschuwing. Er staan geen digitale nieuwsbrieven online.
- Nieuwsbrieven
Nieuwsbrieven krijgen de klanten niet via de digitale weg. De nieuwsbrieven liggen in de salon op de toonbank en kunnen desgewenst meegenomen worden. Hierdoor is er geen privacy voorschrift nodig voor de verspreiding van deze nieuwsbrieven. De nieuwsbrieven bevatten alleen zakelijke informatie, er komen geen name/foto’s of overige gegevens van klanten in voor, ook niet bij beschrijving van eventuele praktijkvoorbeelden.
- Bewaartijd van de klantgegevens:
De gegevens van de klant blijven bewaard tot dat de klant aangeeft geen gebruik meer te willen maken van de faciliteiten die de salon de klant biedt.
- Afronding protocol:
Elke nieuwe klant krijgt dit bovenstaande protocol voor-en uitgelegd en ondertekent vervolgens het consentformulier, welke ik in mijn administratie bewaar, zolang de klant gebruik wenst te maken van de faciliteiten van de salon.
